Blog Archives

Reconcile (การกระทบยอด หรือจับคู่ข้อมูล สำหรับภาคธุรกิจ)

ในบล็อกนี้เราจะมาพูดถึงการเพิ่มขีดความสามารถในการทำ Reconciliation ด้วยการใช้ AI ที่กำลังมาแรงสุดในยุคนี้ค่ะ

Reconciliation หรือการกระทบยอด คงเป็นคำที่นักบัญชี-การเงิน เข้าใจและคุ้นเคยกันดีว่าเป็นกระบวนการนำข้อมูลของระบบต่างๆ จากแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกัน มาตรวจสอบและจับคู่ข้อมูลที่เป็นชุดเดียวกัน (Matching) แล้วหากข้อมูลไม่สอดคล้องกัน (Unmatched) ก็จะต้องมีกระบวนการจัดการข้อมูลเหล่านี้ต่อไป หรือเรียกว่าการ Reconcile (กระทบยอดข้อมูล)

มีเครื่องมือหลายอย่างที่ถูกพัฒนาขึ้นมาสำหรับช่วยในการตรวจสอบและประมวลผลเมื่อข้อมูลมีปริมาณมาก เช่น การเขียนสูตรใน Excel อย่างง่าย การทำ RPA (Robotic Process Automation) รวมถึง Application ที่เขียนขึ้นมาโดยเฉพาะ แต่ทั้งนี้ tool ต่างๆ เป็นเพียงการลดเวลาในการตรวจสอบและจับคู่ชุดข้อมูลเท่านั้น สุดท้ายแล้วคนที่เป็นเจ้าหน้าที่ก็ยังคงต้องค้นหาข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกันด้วยตนเอง ซึ่งแน่นอนว่าต้องเสียเวลาและทรัพยากรไปพอสมควร

พอปัจจุบันมี AI มาช่วยประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลได้ฉับไว ก็มีเครื่องมือเพิ่มขึ้นมา คือ Reconciliation ที่มี AI นำมาใช้ค้นหาการจับคู่ของข้อมูลที่ใกล้เคียงกัน ช่วยให้ค้นเจอข้อมูลที่ unmatched ได้ไวขึ้นมาก ธุรกิจสามารถตรวจสอบข้อมูลในระบบการเงิน รวมถึงตรวจสอบการซื้อขายสินค้า โดยนำเอา AI มาใช้จับคู่ข้อมูลและประมวลผลข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกัน ช่วยลดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการเหล่านี้ได้เป็นอย่างดี

ตรวจสอบข้อมูลในระบบการเงิน

ในการตรวจสอบข้อมูลในระบบทางการเงินนั้น การใช้ Reconciliation ที่มี AI สามารถตรวจสอบและเปรียบเทียบข้อมูลรายการชำระเงินที่มาจากแหล่งต่างๆ หาความสอดคล้องและตรงกันระหว่างรายการที่มีอยู่ในระบบการเงินขององค์กร เช่น ระบบบัญชี ระบบสิทธิประโยชน์ หรือระบบสินค้าคงคลัง นอกจากนั้นยังสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการชำระเงิน เช่น จำนวนเงิน วันที่ชำระ และรายละเอียดอื่นๆ จึงช่วยลดเวลา ลดค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบและค้นหาข้อผิดพลาด ลดความเสี่ยงของการเกิดข้อผิดพลาดในการระบุรายการชำระเงิน ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อบัญชีและการเงินขององค์กร

ตรวจสอบการซื้อขายสินค้า

ไม่ใช่เพียงแค่เรื่องบัญชีและการเงินเท่านั้น Reconciliation ที่มี AI ยังถูกนำมาใช้กับการตรวจสอบการซื้อขายสินค้า ที่แพร่หลายอย่างมากในธุรกิจการค้าปลีกหรืออีคอมเมิร์ส เพราะสามารถประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้เร็ว โดยเฉพาะการตรวจสอบความสอดคล้องระหว่างข้อมูลการซื้อขายในระบบบัญชีและระบบคลังสินค้า นอกจากนี้ยังสามารถหาข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในกระบวนการซื้อขาย เช่น ความแตกต่างของจำนวนสินค้า ราคา หรือเวลาการซื้อขาย ดังนั้นจึงช่วยให้ประหยัดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย ลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดในกระบวนการซื้อขาย และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการธุรกิจและสร้างรายได้ให้กับองค์กร

อย่างไรก็ตาม การใช้ Reconciliation ด้วย AI ไม่ใช่เพียงแค่นำมาใช้เพื่อการตรวจสอบและยืนยันรายการแล้วจบเพียงเท่านั้น แต่ยังโดดเด่นที่สามารถตั้งค่าและปรับแต่งให้เหมาะสมกับองค์กร เพื่อให้ใช้งานได้ตรงกับวัตถุประสงค์ เหมาะสมกับกระบวนการขององค์กร และเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

หากถามว่า Reconciliation ที่มี AI นี้เหมาะกับใคร หลักๆ คือนักบัญชี นักการเงิน รวมไปถึง ผู้ดูแลคลังสินค้า เจ้าหน้าที่คลังสินค้า พนักงานฝ่ายสินค้าและพัสดุ หรือเจ้าหน้าที่ด้านอื่น ซึ่งต้องมีการกระทบยอดข้อมูลปริมาณมากและหลากหลาย ให้มีความถูกต้องสูง ก็สามารถนำเครื่องมือนี้มาช่วยในการทำงานได้เช่นกัน นอกจากธุรกิจค้าปลีกและอีคอมเมิร์สแล้ว กลุ่มประกันภัย สถาบันทางการเงิน หลักทรัพย์ และธุรกิจอื่นๆ ก็นำ Reconciliation ที่มี AI ไปเพิ่มขีดความสามารถในกระบวนการธุรกิจตนเองได้เป็นอย่างดี

สตรีมฯ ทำ Reconciliation ให้กับองค์กร ร่วมกับผู้นำด้าน Reconciliation ระดับโลกอย่าง SmartStream โดยมีระบบ Transaction Lifecycle Management (TLM) Reconciliations-Premium ที่จะทำให้ธุรกิจประหยัดเวลาในการจัดการและควบคุมกระบวนการทำธุรกรรมองค์รวม และคุ้มค่าในการลงทุน

อยากทราบไหมว่า ระบบ TLM Reconciliations-Premium มีกระบวนการทำงานอย่างไร และช่วยแบ่งเบางานได้อย่างไรบ้าง อ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ https://www.smartstream-stp.com/wp-content/uploads/smartstream-resources/Brochure-2021-TLM-Reconciliations-Premium.pdf หรือทำความรู้จัก SmartStream ให้มากขึ้น ได้ที่ https://www.smartstream-stp.com/solutions/reconciliations-and-exceptions-management/

หากสนใจโซลูชั่น สามารถติดต่อเราได้ที่อีเมล Marketing@stream.co.th หรือโทร. 02-679-2233

อ่านบทความอื่นๆ ที่ https://www.stream.co.th/blog/

เขียนและเรียบเรียงโดย วราภรณ์ สุรรังสรรค์

ในปี 2015 สนามบิน Frankfurt ประเทศเยอรมนี มีผู้โดยสารประมาณ 61 ล้านคน นับเป็นหนึ่งในสนามบินที่ใหญ่ที่สุดในยุโรป และด้วยจำนวนผู้โดยสารที่มากมายนี้ ทำให้สนามบินมีจำนวนร้านค้าปลีก outlet มากกว่า 300 ร้าน สนามบิน Frankfurt จึงเป็นสวรรค์ของนักช้อปอีกด้วย

เมื่อบริษัท Fraport ที่ทำหน้าที่ขนส่งในสนามบิน ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพในการค้าเพื่อรองรับจำนวนผู้โดยสารมากกว่าล้านคน โดยการเพิ่มประสบการณ์มิติใหม่ให้แก่ผู้โดยสารตั้งแต่ลงเครื่อง เข้าต.ม. เข้าร้านอาหาร และทุกบริการภายในสนามบิน

บริษัท Fraport ต้องบริหารจัดการร้านค้าหลายร้อยร้าน จัดการ drop-ship บริหารจัดการคลังสินค้า รวมทั้งบริหารจัดการการขนส่งโดยเลือกใช้ Magento Commerce Platform ที่เป็นการเชื่อมต่อข้อมูลต่างๆ กับร้านค้าที่อยู่ภายในสนามบิน แต่การเชื่อมต่อกับระบบต่างๆ ของแต่ละร้านไม่ใช่เรื่องง่าย เมื่อนำระบบ Magento มาเชื่อมต่อกับซึ่งระบบทั้งหมดเหล่านั้น ทำให้เป็นระบบเดียวที่เป็นส่วนกลาง บางร้านใช้ระบบ ERP ของตัวเอง หรือถ้าหากบ้างร้านไม่มีระบบ ERP ก็จะใช้ ระบบ PIM ในการจัดการข้อมูลสินค้า

ในการเชื่อมต่อระบบที่แตกต่างกันหลายๆ ระบบ จะใช้ระบบ Enterprise Service Bus (ESB) เพื่อเป็นตัวกลางในการรับ-ส่งข้อมูลต่างๆ ระหว่างระบบ Magento และระบบร้านค้า นอกจากนี้ยังใช้ระบบ Order Management ของ Magento เพื่อบริหารจัดการคำสั่งซื้อ และเสริมด้วยระบบ Business Intelligence เพื่อช่วยในการวิเคราะห์

หลังจากขึ้นระบบทั้งหมดแล้ว ผลลัพธ์ที่ได้คือผู้โดยสารที่มาสนามบิน Frankfurt ได้รับประสบการณ์ใหม่ พวกเขาสามารถซื้อสินค้าออนไลน์จากบนเครื่องบินหรือระหว่างทางที่มาสนามบิน และสามารถมารับของเองหรือเลือกจัดส่งสินค้าให้ไปรอตามจุดต่างๆ ทั้งในสนามบินหรือนอกสนามบินได้อีกด้วย

ทุกวันนี้สนามบิน Frankfurt กลายเป็นสนามบินที่ล้ำหน้ามากที่สุด ด้วยการทำ Omnichannel ที่เชื่อมต่อข้อมูลทั้งข้อมูลสินค้า สต๊อกสินค้าและคำสั่งซื้อของร้านค้าทั้งหมด ซึ่งลูกค้าสามารถซื้อได้ผ่าน website, kiosk , mobile app, หรือหน้าร้าน ทำให้ลูกค้าไม่ใช่แค่ผู้โดยสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าภายนอกที่ต้องการซื้อสินค้าจากสนามบินด้วย

ผลลัพธ์เหล่านี้พิสูจน์แล้วว่า Magento สามารถทำให้เรื่องยากในการบริหารจัดการธุรกิจ เป็นจริงขึ้นมาได้

หากสนใจซอฟแวร์ Magento สามารถติดต่อได้ที่ marketing@stream.co.th หรือโทร 02-679-2233 เราเป็น Magento Partner หนึ่งเดียวในประเทศไทย

ที่มา:https://magento.com/customers/fraport

แปลและเรียบเรียงโดย Kittiphat Dumrongprat

Business Analyst