Reconcile (การกระทบยอด หรือจับคู่ข้อมูล สำหรับภาคธุรกิจ)
ในบล็อกนี้เราจะมาพูดถึงการเพิ่มขีดความสามารถในการทำ Reconciliation ด้วยการใช้ AI ที่กำลังมาแรงสุดในยุคนี้ค่ะ
Reconciliation หรือการกระทบยอด คงเป็นคำที่นักบัญชี-การเงิน เข้าใจและคุ้นเคยกันดีว่าเป็นกระบวนการนำข้อมูลของระบบต่างๆ จากแหล่งข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกัน มาตรวจสอบและจับคู่ข้อมูลที่เป็นชุดเดียวกัน (Matching) แล้วหากข้อมูลไม่สอดคล้องกัน (Unmatched) ก็จะต้องมีกระบวนการจัดการข้อมูลเหล่านี้ต่อไป หรือเรียกว่าการ Reconcile (กระทบยอดข้อมูล)
มีเครื่องมือหลายอย่างที่ถูกพัฒนาขึ้นมาสำหรับช่วยในการตรวจสอบและประมวลผลเมื่อข้อมูลมีปริมาณมาก เช่น การเขียนสูตรใน Excel อย่างง่าย การทำ RPA (Robotic Process Automation) รวมถึง Application ที่เขียนขึ้นมาโดยเฉพาะ แต่ทั้งนี้ tool ต่างๆ เป็นเพียงการลดเวลาในการตรวจสอบและจับคู่ชุดข้อมูลเท่านั้น สุดท้ายแล้วคนที่เป็นเจ้าหน้าที่ก็ยังคงต้องค้นหาข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกันด้วยตนเอง ซึ่งแน่นอนว่าต้องเสียเวลาและทรัพยากรไปพอสมควร
พอปัจจุบันมี AI มาช่วยประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลได้ฉับไว ก็มีเครื่องมือเพิ่มขึ้นมา คือ Reconciliation ที่มี AI นำมาใช้ค้นหาการจับคู่ของข้อมูลที่ใกล้เคียงกัน ช่วยให้ค้นเจอข้อมูลที่ unmatched ได้ไวขึ้นมาก ธุรกิจสามารถตรวจสอบข้อมูลในระบบการเงิน รวมถึงตรวจสอบการซื้อขายสินค้า โดยนำเอา AI มาใช้จับคู่ข้อมูลและประมวลผลข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกัน ช่วยลดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการเหล่านี้ได้เป็นอย่างดี
ตรวจสอบข้อมูลในระบบการเงิน
ในการตรวจสอบข้อมูลในระบบทางการเงินนั้น การใช้ Reconciliation ที่มี AI สามารถตรวจสอบและเปรียบเทียบข้อมูลรายการชำระเงินที่มาจากแหล่งต่างๆ หาความสอดคล้องและตรงกันระหว่างรายการที่มีอยู่ในระบบการเงินขององค์กร เช่น ระบบบัญชี ระบบสิทธิประโยชน์ หรือระบบสินค้าคงคลัง นอกจากนั้นยังสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการชำระเงิน เช่น จำนวนเงิน วันที่ชำระ และรายละเอียดอื่นๆ จึงช่วยลดเวลา ลดค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบและค้นหาข้อผิดพลาด ลดความเสี่ยงของการเกิดข้อผิดพลาดในการระบุรายการชำระเงิน ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อบัญชีและการเงินขององค์กร
ตรวจสอบการซื้อขายสินค้า
ไม่ใช่เพียงแค่เรื่องบัญชีและการเงินเท่านั้น Reconciliation ที่มี AI ยังถูกนำมาใช้กับการตรวจสอบการซื้อขายสินค้า ที่แพร่หลายอย่างมากในธุรกิจการค้าปลีกหรืออีคอมเมิร์ส เพราะสามารถประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้เร็ว โดยเฉพาะการตรวจสอบความสอดคล้องระหว่างข้อมูลการซื้อขายในระบบบัญชีและระบบคลังสินค้า นอกจากนี้ยังสามารถหาข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในกระบวนการซื้อขาย เช่น ความแตกต่างของจำนวนสินค้า ราคา หรือเวลาการซื้อขาย ดังนั้นจึงช่วยให้ประหยัดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย ลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดในกระบวนการซื้อขาย และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการธุรกิจและสร้างรายได้ให้กับองค์กร
อย่างไรก็ตาม การใช้ Reconciliation ด้วย AI ไม่ใช่เพียงแค่นำมาใช้เพื่อการตรวจสอบและยืนยันรายการแล้วจบเพียงเท่านั้น แต่ยังโดดเด่นที่สามารถตั้งค่าและปรับแต่งให้เหมาะสมกับองค์กร เพื่อให้ใช้งานได้ตรงกับวัตถุประสงค์ เหมาะสมกับกระบวนการขององค์กร และเกิดประสิทธิภาพสูงสุด
หากถามว่า Reconciliation ที่มี AI นี้เหมาะกับใคร หลักๆ คือนักบัญชี นักการเงิน รวมไปถึง ผู้ดูแลคลังสินค้า เจ้าหน้าที่คลังสินค้า พนักงานฝ่ายสินค้าและพัสดุ หรือเจ้าหน้าที่ด้านอื่น ซึ่งต้องมีการกระทบยอดข้อมูลปริมาณมากและหลากหลาย ให้มีความถูกต้องสูง ก็สามารถนำเครื่องมือนี้มาช่วยในการทำงานได้เช่นกัน นอกจากธุรกิจค้าปลีกและอีคอมเมิร์สแล้ว กลุ่มประกันภัย สถาบันทางการเงิน หลักทรัพย์ และธุรกิจอื่นๆ ก็นำ Reconciliation ที่มี AI ไปเพิ่มขีดความสามารถในกระบวนการธุรกิจตนเองได้เป็นอย่างดี
สตรีมฯ ทำ Reconciliation ให้กับองค์กร ร่วมกับผู้นำด้าน Reconciliation ระดับโลกอย่าง SmartStream โดยมีระบบ Transaction Lifecycle Management (TLM) Reconciliations-Premium ที่จะทำให้ธุรกิจประหยัดเวลาในการจัดการและควบคุมกระบวนการทำธุรกรรมองค์รวม และคุ้มค่าในการลงทุน
อยากทราบไหมว่า ระบบ TLM Reconciliations-Premium มีกระบวนการทำงานอย่างไร และช่วยแบ่งเบางานได้อย่างไรบ้าง อ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ https://www.smartstream-stp.com/wp-content/uploads/smartstream-resources/Brochure-2021-TLM-Reconciliations-Premium.pdf หรือทำความรู้จัก SmartStream ให้มากขึ้น ได้ที่ https://www.smartstream-stp.com/solutions/reconciliations-and-exceptions-management/
หากสนใจโซลูชั่น สามารถติดต่อเราได้ที่อีเมล Marketing@stream.co.th หรือโทร. 02-679-2233
อ่านบทความอื่นๆ ที่ https://www.stream.co.th/blog/
เขียนและเรียบเรียงโดย วราภรณ์ สุรรังสรรค์
